VOLIKOGU SEKRETÄRI AMETIJUHEND

 

I  ÜLDOSA

 

1. Ametikoha nimetus                       volikogu sekretär

2. Ametisse nimetaja                         vallavanem

3. Kellele allub                                  vallasekretär

4. Asendajad                                     sekretär

5. Keda asendab                               sekretär

6. Ametikoha eesmärk                       vallavolikogu ja vallakantselei asjaajamise korraldamine ja

                                                           tehniline teenindamine.

 

II  TEENISTUSÜLESANDED

 

7. Volikogu sekretär:

7.1 registreerib sissetuleva posti, edastab selle täitjatele ja korraldab dokumendiringlust;

7.2 registreerib väljamineva posti ja korraldab selle edastamist adressaadile;

7.3 teostab vallavolikogu istungite tehnilist ettevalmistamist, vormistab otsused ja määrused ning protokollib istungeid;

7.4 edastab materjalid volikogu komisjonidele, teostab vallavolikogu komisjonide koosolekute tehnilist ettevalmistamist ja vajadusel protokollib neid;

7.5 valmistab ette ja protokollib volikogu esimehe juures toimuvaid nõupidamisi;

7.6 korraldab isikute vastuvõttu volikogu esimehe juurde;

7.7 edastab haldusakti adressaatidele volikogu õigusaktide ärakirjad ja muud asjasse puutuvad dokumendid;

7.8 tagab volikogu poolt vastuvõetud õigusaktide avalikustamise;

7.9 täidab perekonnaseisuametniku ülesandeid rahvastikuregistri seadusega kohaliku omavalitsuse üksusele pandud ulatuses;

7.10 teostab isikute elukoha andmete kandmist rahvastikuregistrisse;

7.11 menetleb otepäälase kaardi taotlusi;

7.12 kasutab elektroonilist dokumendihalduse programmi Amphora;

7.13 loeb igapäevaselt elektronposti aadressile saabunud kirju ja vastab neile;

7.14 annab vajadusel oma tegevusest ülevaate iga nädala esmaspäeval;

7.15 abistab dokumentide arhiveerimisel ja arhiividokumentide koostamisel, väljastab arhiivist dokumentide ärakirju;

7.16 peab liigitusskeemis ettenähtud dokumentide toimikuid ja esitab need korrastatult arhiveerimiseks iga aasta 1. veebruariks;

7.17 osutab tasulise paljundamise ja skaneerimise teenust, võtab vastu kuulutusi ja teateid ajalehes Otepää Teataja või valla kodulehel avaldamiseks;

7.18 kommunikatsioonijuhi äraolekul haldab valla kodulehte ja ametlikke sotsiaalmeedia kanaleid;

7.19 juhindub teenistusülesannete täitmisel valla asjaajamise korrast, sisekorraeeskirjadest ja muudest õigusaktidest;

7.20 edastab ja täidab volikogu esimehe ühekordseid ülesandeid;

7.21 täidab vahetu ülemuse teenistusalaseid korraldusi ja muid õigusaktidega pandud ülesandeid.

 

III  ÕIGUSED

 

8. Volikogu sekretäril on õigus:

8.1 teha vahetule ülemusele oma pädevusse kuuluvas valdkonnas töö paremaks korraldamiseks ja probleemide ärahoidmiseks ja lahendamiseks ettepanekuid;

8.2 saada vallaametnikelt ning vallaasutustelt informatsiooni, dokumente jms, mis on vajalikud tema teenistusülesannete täitmiseks;

8.3 saada ametialast koolitust;

8.4 saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikud töövahendid;

8.5 kasutada teenistusülesannete täitmiseks vallavalitsuse transpordivahendit vastavalt kehtivale korrale.

 

IV  VASTUTUS

 

9. Volikogu sekretär vastutab:

9.1 talle pandud teenistusülesannete õigeaegse ja täpse täitmise eest;

9.2 talle teenistuse tõttu teatavaks saanud riigi- ja ärisaladuse, teiste isikute perekonna- ja eraelu puudutavate andmete ning muu ainult asutuse siseseks kasutamiseks määratud informatsiooni hoidmise eest;

9.3 tema kasutusse antud vara säilimise, korrasoleku ja sihipärase kasutamise eest.

 

V  AMETIJUHENDI MUUTMINE

 

10. Ametijuhendit võib muuta:

10.1 volikogu sekretäri ja vallavanema kokkuleppe alusel;

10.2 juhtudel mil muudatuse aluseks on kehtivad õigusaktid või vajadus ümber korraldada vallakantselei tööd;

10.3 vallavanema poolt enne uue volikogu sekretäri teenistusse nimetamist.